Kamu ditunjuk jadi panitia sport day kantor.
Urusan lapangan, konsumsi, hadiah, sampai merchandise harus dipikirkan.
Masalahnya, merchandise sering dianggap bisa diurus belakangan.
Padahal membutuhkan waktu untuk menentukan desain, jumlah, dan proses produksi.
Kalau baru dicari beberapa hari sebelum acara, pilihan produk dan waktu produksi bisa semakin terbatas.
Supaya lebih aman, berikut checklist merchandise sport day kantor dari H-30 sampai hari-H.
H-30: Kunci Jumlah Peserta dan Pilihan Merchandise
Sebulan sebelum acara, jangan hanya menghitung jumlah peserta.
Tentukan juga jenis merchandise yang akan diberikan.
Kalau merchandise akan dipakai selama acara, T-shirt atau jersey bisa menjadi pilihan utama.
Sementara tumbler atau totebag bisa digunakan sebagai tambahan untuk paket peserta.
Yang penting, tentukan produknya lebih awal supaya ukuran, bahan,
desain, dan jumlah produksi bisa dihitung dengan jelas
Kunci jumlah peserta dan jenis merchandise.
Minta peserta mengisi ukuran masing-masing jika menggunakan T-shirt atau jersey.
H-21: Tentukan Budget per Orang
Setelah jumlah peserta diketahui, tentukan budget merchandise per orang.
Cara ini biasanya lebih mudah daripada hanya melihat total anggaran.
Misalnya tersedia budget Rp10 juta untuk 200 peserta.
Berarti anggaran merchandise rata-rata Rp50 ribu per orang.
Dari angka tersebut, panitia bisa menentukan apakah lebih masuk akal menggunakan
T-shirt, jersey, tumbler, tas, atau kombinasi beberapa produk.
Jangan lupa sisakan sedikit ruang untuk biaya sampel, pengiriman, atau kebutuhan tambahan lainnya.
H-14: Finalisasi Desain dan Produk
Dua minggu sebelum acara, desain sebaiknya sudah tidak berubah-ubah lagi.
Tentukan produk yang digunakan, ukuran cetak, posisi logo, warna, dan jumlah yang akan diproduksi.
Logo perusahaan bisa ditempatkan secara proporsional
tanpa membuat seluruh permukaan produk penuh dengan branding.
Pastikan file desain yang diberikan ke vendor memiliki kualitas yang cukup untuk dicetak.
Hindari menggunakan gambar hasil screenshot karena kualitasnya bisa menurun ketika diperbesar.
H-7: Cek Sampel Sebelum Produksi Massal & Pastikan Pengiriman
Kalau memungkinkan, minta satu sampel terlebih dahulu sebelum seluruh merchandise diproduksi.
Sampel membantu panitia melihat hasil cetak secara langsung,
mulai dari warna, posisi desain, sampai kualitas produk.
Kalau ada bagian yang perlu diperbaiki, masih ada waktu untuk
melakukan penyesuaian sebelum produksi selesai.
Konfirmasi kembali progres produksi dan tanggal pengiriman kepada vendor.
Siapkan juga satu orang yang bertanggung jawab menerima
dan mengecek barang ketika merchandise tiba.
Pastikan jumlah, ukuran, dan kondisi produk sudah sesuai dengan pesanan.
Hari-H: Bagikan Merchandise Sebelum Acara Dimulai
Kalau merchandise memang akan digunakan saat sport day berlangsung,
jangan menunggu sampai acara selesai untuk membagikannya.
T-shirt atau jersey bisa diberikan saat registrasi sehingga
peserta sudah bisa menggunakannya ketika acara dimulai.
Selain lebih praktis, foto bersama dan dokumentasi acara juga akan terlihat lebih seragam.
Untuk merchandise seperti tumbler, tas, atau lanyard,
produk juga bisa dimasukkan ke dalam paket peserta agar lebih mudah dibagikan.
Sebelum dibagikan, cek kembali jumlah dan ukuran yang tersedia.
Kalau ada peserta yang ukurannya tidak sesuai, panitia masih bisa mencari solusi
dari stok cadangan atau melakukan penukaran dengan peserta lain.
Checklist Sederhana, Acara Jadi Lebih Tenang
Mengurus merchandise sport day sebenarnya tidak harus rumit.
Yang penting, jangan menunggu sampai mendekati hari-H
untuk mulai memikirkan produk, ukuran, desain, dan jumlahnya.
Dengan membagi pekerjaan berdasarkan waktu, panitia bisa mengetahui apa yang harus diselesaikan di setiap tahap.
Kalau kamu sedang menyiapkan merchandise event olahraga untuk sport day kantor, Instaprint bisa membantu menyesuaikan produk dengan jumlah peserta, desain, kebutuhan cetak, dan budget yang tersedia.
Sebagai digital printing tangerang, Instaprint menyediakan berbagai pilihan merchandise yang bisa dicustom untuk kebutuhan event.
Hubungi Customer Service Instaprint (081319199188) sekarang untuk konsultasi dan pemesanan.
.png)
